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La Externalización del Departamento de Exportación
Thursday, 19 September 2013 07:56

Clara y didáctica explicación acerca de la Externalización del Departamento de Exportación con la ayuda de un Consultor en Comercio Exterior, extraído del libro "Empezando a Exportar", de Jesús Albizu, editado en Madrid en 2.003.

OPCIONES Y ALTERNATIVAS A LA CREACIÓN DE UN DEPARTAMENTO DE EXPORTACIÓN.

¿PUEDE EXTERNALIZAR PARTE DE LAS FUNCIONES?

Tenga en cuenta que, por un lado las instituciones, y por otro lado, algunas empresas de servicios, pueden realizar de forma adecuada, conveniente, barata y en algunos casos gratuita muchas de las funciones que usted puede considerar necesarias. Explore ese campo, y recuerde que siempre es conveniente plantearse la línea entre

a) lo básico que debe ser realizado desde dentro de la empresa y

b) todo el resto de los temas que pueden y deben ser, por lo menos en un primer momento, externalizados.

 

PLANTÉESE SI LA EXPORTACIÓN EN EL ÁMBITO DE LA EMPRESA INDIVIDUAL ES LA FÓRMULA MÁS CONVENIENTE.

En determinadas circunstancias, la exportación por medios propios en una empresa individual no es el camino más adecuado. Existen lo que venimos a denominar fórmulas de exportación conjunta que, aunque no en todos los casos, puede ser una vía alternativa de decisión.La exportación conjunta supone siempre concertar objetivos y estrategias con otras empresas independientes bajo un paraguas común, institucional o privado, que realice determinadas funciones de promoción, venta o representación en el mercado exterior.La exportación conjunta le puede permitir llegar a situaciones o mercados a los que tal vez no podría acceder de forma individual. Supone compartir costos, riesgos y experiencias con otras empresas. Pero para que esto sea posible debe tener en cuenta varios principios:Los objetivos deben ser compartidos y comunes.

Normalmente hay que sacrificar parte de los objetivos individuales de la empresa para el bien colectivo, y concertar el ritmo de consecución que se quiere alcanzarLas empresas deben ser, en la medida de lo posible, de productos complementarios para evitar roces innecesarios en la adjudicación o en la propia acción comercial.La cooperación es un arte, y es negociación permanente, y de una voluntad de compartir, a la vez sabiendo sacrificarse con un cierto grado de frecuencia. No todas las empresas cumplen estos requisitos.Compartir tienen costos de coordinación, y a veces estos son elevados por la propia ineficacia en la toma de decisiones o en la lentitud para tomar decisiones que al tener que ser concertadas suponen la aproximación de los miembros participantes de la decisión. Son necesarias estructuras ágiles, pero a su vez directivas y de responsabilidad para conseguir los resultados.Es necesario fijar un tipo de clientes principal al que se deban dirigir las acciones comerciales. No hay peor experiencia que ver plataformas de exportación conjunta que intentan cubrir desesperadamente tipos de clientes opuestos entre sí, que se interfieren o canibalizan los propios canales de distribución. Las estructuras deben estar focalizadas hacia el objetivo comercial, y éste totalmente definidoLas “empresas de exportación conjunta” deben ser empresas con un cierto grado de independencia respecto a sus socios para poder tener una gestión, y un enfoque de mercado claro y definitivo.Puesto que hablamos de exportación conjunta es necesario que veamos fórmulas que se han ido desarrollando en este área durante los últimos años:

1) GRUPOS DE PROMOCIÓN

Grupos de empresas, normalmente bajo tutela institucional, que realizan determinados gastos comunes normalmente de promoción e introducción de productos, de forma temporal, al objeto de que cumplida una determinada etapa, cada una de las empresas participantes del grupo de promoción decida su estrategia particular más conveniente.

2) CONSORCIOS DE EXPORTACIÓN

Se trata de empresas constituidas por empresas individuales que actúan como socios de la misma.Los consorcios de exportación pueden ser de promoción o de venta. Suponen una tutela institucional por parte del ICEX no desdeñable, y tienen una serie de requisitos muy específicos que se pueden contemplar directamente en sus páginas de información: www.icex.es. Sin embargo, los consorcios de exportación son estructuras normalmente rígidas, y cuya calidad depende fundamentalmente de la estructura de pactos establecidos entre los socios y de la calidad del gerente que se contrate. El carácter inestable de las estructuras que se crean como consorcios de exportación explica la corta duración de muchos de ellas.Sin embargo, es preciso reconocer que los consorcios de exportación suponen una aproximación madura y responsable, normalmente con exportadores ya veteranos, que quieren acudir a nuevos mercados no prioritarios en los que la acción individual sería demasiado costosa. En este contexto, los consorcios de exportación como método de iniciación de exportación son, en gran medida, discutibles.

3) UNIDADES AGRUPADAS DE EXPORTACIÓN (UAES)

Como alternativa a las figuras anteriores, se ha venido desarrollando últimamente una técnica llamada de creación de Unidades Agrupadas de Exportación (UAEs), que añaden a la creación de empresas conjuntas entre diversos socios interesados en compartir una empresa comercializadora conjunta, el hecho de que esté focalizada respecto a un nicho de mercado especifico en el extranjero, y que comparta una serie de reglas y funcionamiento en su creación muy específicos.Estas fórmulas son especialmente válidas para empresas muy pequeñas y especialmente en sus tramos iniciales de exportación, aunque también pueden ser utilizadas en otras ocasiones.

4) PLATAFORMAS DE EXPORTACIÓN

Se trata de operativas, normalmente apoyadas por instituciones, que no suponen la creación de una empresa conjunta sino la creación de un intermediario de apoyo, que realiza las funciones ejecutivas de consecución de clientes y de cierre de operaciones por cuenta de las empresas asociadas a dicha plataforma.Si bien son válidas para empresas de determinado tamaño, no suelen ser válidas para empresas pequeñas oque estén en sus procesos iniciales de exportación, puesto que en definitiva ellas mismas deben resolver los trámites de documentación, certificación, facturación, que con frecuencia pueden ser los problemas más repetitivos en los primeros pasos exportadores.Una forma particular de las plataformas de exportación son las plataformas virtuales. En este caso, el contacto con el posible cliente no se realiza ni directamente, ni a través de intermediarios o agentes sino a través del espacio virtual mediante las herramientas de Internet. Estas plataformas pueden ser básicamente de dos tipos:E-comerce. Plataformas en las que se busca el contacto directo con el comprador para resolver desde la misma plataforma la logística y la operación de cobroE-trade. Opciones en la que la plataforma no pretende cerrar directamente la operación sino establecer el contacto entre las partes para luego proseguirlo por canales de comunicación diferentes, tales como correo electrónico,teléfono o contacto personal. Una versión específica del E-Trade es el Trading Virtual. Ambas opciones tienen unas circunstancias de uso y unas limitaciones muy definidas. No valen por tanto ni para todos los casos ni para todas las empresas y deben ser estudiadas caso a caso por un especialista.

 

EXTERNALIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE EXPORTACIÓN.

Hay una tercera familia de soluciones que consisten en la externalización de las funciones del Departamento de Exportación.En este caso no se trata de contratar servicios específicos, sino realmente de desplazar todo o parte de las funciones del departamento de exportación, bien sean funcionales, ejecutivas o bien sean directivas, a un profesional externo, con frecuencia llamado GTP (Gestor a Tiempo Parcial) (Consultor en Comercio Exterior e Internacionalización) que cumple esas funciones deforma temporal y bajo un contrato reforzado y protegido por las instituciones, para que la empresa adquiera la experiencia y los conocimiento adecuados para luego tomar la decisión mas correcta respecto a la mejor formulación sobre la resolución de sus funciones de departamento de exportación.La figura de los GTPs pueden revestir varias fórmulas, pero básicamente son o bien profesionales libres con gran experiencia en comercio exterior, o por el contrario profesionales más jóvenes con menor experiencia que realizan funciones concertadas desde un paraguas institucional y bajo un precio que podemos decidir cuasipolítico. Ciertamente no todas las comunidades autónomas disponen de este servicio pero es una alternativa muy razonable para avanzar en esta línea.